Membuat rekapitulasi kategori pada MS Excel

Suatu tabel kadang memuat satu kolom yang ingin kita kelompokkan dan tampilkan jumlah entrinya. Misalnya, berkas Excel terlampir menampilkan daftar judul DIS yang dikirimkan oleh tiap orang. Kita ingin menampilkan jumlah artikel untuk tiap topik (kolom D). Formula yang dapat digunakan untuk menghasilkan jumlah entri pada suatu daftar berdasarkan kecocokan dengan kriteria tertentu (dalam hal ini nama topik) adalah COUNTIF. Berikut caranya:

  1. Buat daftar nama topik unik (kolom F). Daftar ini dapat diketik secara manual atau dengan langkah berikut:
    1. Pilih range D2:D40 (semua entri Topik).
    2. Klik menu “Data”, pilih “Advanced” pada bagian “Sort & Filter”
    3. Centang “Unique records only”, klik OK.
    4. Tabel akan memperlihatkan daftar topik unik. Klik “CTRL+C” untuk menyalin daftar ini.
    5. Tekan “CTRL+Z” untuk membatalkan filter dan kembali memperlihatkan semua item.
    6. Pilih sel yang kosong dan tekan “CTRL+V” untuk merekatkan daftar yang telah disalin pada langkah 4 di atas.
    7. Klik tombol “Sort A to Z” pada “Data” > “Sort & Filter”. Untuk mengurutkan data.
  2. Buat named range (rentang bernama) “Topik” dengan cara:
    1. Pilih range D2:D40 (semua entri Topik).
    2. Klik kanan di atas pilihan tersebut dan pilih menu “Define Name”.
    3. Masukkan nama yang diinginkan pada jendela munculan (popup). Dalam hal ini, masukkan “Topik”. Klik OK
  3. Masukkan formula “=COUNTIF(Topik, F2)” pada sel G2. Formula ini berarti: hitung jumlah sel pada range “Topik” yang memiliki nilai sama dengan isi sel F2 (Akuntansi).
  4. Salin (copy) formula sel G2 kepada sel-sel di bawahnya.

Metode di atas dapat diterapkan untuk berbagai hal, misalnya menghitung jumlah risiko per jenis risiko, dll.

Tinggalkan Balasan